行政执法文书制作规范

第一章  总则

第一条 为规范交通行政执法行为，提高交通行政执法文书制作水平，根据《交通行政处罚程序规定》，结合交通行政执法工作实际，制定本规范。

第二条 本规范适用于监督检查、行政处罚等交通行政执法文书的制作。

　　第三条 交通行政执法文书的内容应当符合有关法律、法规和规章的规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。

第二章  文书制作基本要求

　　第四条  交通行政执法文书应当按照规定的格式制作。

　　文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、文面整洁。

交通管理部门制作文书时应当按照规定的格式印制后填写。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。

　　第五条  交通行政执法文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。

　　文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。

　　第六条  交通行政执法文书应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。

　　应当正确使用标点符号，避免产生歧义。

　　第七条  交通行政执法文书中“案由”填写为“违法行为定性＋案”，例如：未取得从业资格证从事道路运输案。

　　在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为：“涉嫌+违法行为定性＋案”，例如：涉嫌未取得从业资格证从事道路运输案。

　　第八条  当场处罚决定书、立案审批表、违法行为通知书、行政处罚决定书等文书应当编注案号。

　　第九条  交通行政执法文书中当事人情况应当按如下要求填写：

　　（一）根据案件情况确定“个人”或者“单位”，“个人”、“单位”两栏不能同时填写；

　　（二）当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名；住址应填写常住地址或居住地址；“年龄”应以公历周岁为准；

　　（三）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致；

　　（四）当事人名称前后应一致。

　　第十条  询问笔录、现场笔录、勘验（检查）笔录、听证笔录等文书，应当当场交当事人阅读或者向当事人宣读，并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并可以邀请在场的其他人员签字。

　　记录有遗漏或者有差错的，可以补充和修改，并由当事人在改动处签章或捺指印确认。

　　第十一条  交通行政执法文书首页不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由相关人员签名并注明日期。

　　第十二条  交通行政执法文书中的审核或审批意见应表述明确，没有歧义。

　　第十三条  需要交付当事人的文书中设有签收栏的，由当事人直接签收；也可以由其成年直系亲属代签收。

　　文书中没有设签收栏的，应当使用送达回证。

　　第十四条  交通行政执法文书中注明加盖交通管理部门印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正。

第三章  具体文书适用及制作

第十五条  现场笔录是指用于记录现场有关人员基本情况、主要违法事实和主要证据的文书。

“执法地点”栏应填写执法时所处位置，填写具体详细，体现现场特征。

“主要内容”填写的是现场检查中发现的主要违法行为所发生的时间、地点、事件经过及主要证据等相关内容。

第十六条  举报记录是指交通管理部门接到电话、信函、来人等各种渠道的举报揭发违法行为所进行的记录。

“举报内容”栏应写清举报的时间、地点、主要情节、同案人、知情人、证明人等，还应反映出举报人不愿留下姓名或要求保密以及声明其举报材料的可靠程度等内容。

举报内容若案情复杂，可请举报人递交书面举报材料。

第十七条  立案审批表是指交通管理部门在办理一般程序案件中，用以履行报批立案手续的文书。

　　“案件来源”栏应当按照检查发现、群众举报、上级交办、有关部门移送、媒体曝光、违法行为人交待等情况据实填写。

“案件基本情况”栏应当写明当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律规定等。

第十八条  协助调查通知书是交通管理部门调查案件时，请求有关单位和人员进行协助调查时使用的文书。

如需要某单位进行协助调查，主送栏填写该单位的名称；如需要个人进行协助调查的，主送栏填写协查人的姓名。

第十九条  询问笔录是指为了查明案件事实、收集证据，向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载。

　　询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。

询问时应当有两名以上执法人员在场，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。

第二十条  勘验（检查）笔录是指交通行政执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查或者勘验的文字图形记载和描述。

需要绘制勘验图的，可另附纸。

对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。

第二十一条  抽样取证凭证是指交通行政执法人员在执法过程中，抽取涉嫌违法物品样品保存作证据或送交有关部门鉴定而制作的文书。

　　抽取样品应当按照有关技术规范要求进行。抽样送检的样品应当在现场封样，由当事人和交通行政执法人员共同签字或盖章。

第二十二条  抽样取证凭证中各栏目信息，应当按照物品（产品）包装、标签上标注的内容填写，其中“规格及批号”栏，应当按照物品（产品）包装、标签上标明的批准文号、规格等填写。

第二十三条  鉴定委托书是指交通管理部门在调查取证过程中，对相关专业问题委托专业机构进行鉴定的文书。

鉴定委托书应当写明委托人和委托鉴定的事项。委托单位向鉴定机构提交的相关材料要齐全。

第二十四条  鉴定意见书是指受交通管理部门的委托，相关专业机构对专业问题出具的专业鉴定意见和结论。

鉴定意见书应当有鉴定机构和鉴定人鉴定资格的说明。

第二十五条  证据登记保存清单是指交通管理部门在查处案件过程中，对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时使用的文书。

　　交通管理部门应当根据需要选择就地或异地保存。

　　交通管理部门可以在证据登记保存的相关物品和场所加贴封条，封条应当标明日期，并加盖交通管理部门印章。

文书中应当对被保存物品的名称、规格、数量作清楚记录。

第二十六条  证据先行登记保存处理决定书是指交通管理部门在规定的期限内对被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人的文书。

证据先行登记保存处理决定书应当写明当事人姓名（或名称）、登记保存作出的时间及具体处理决定。

第二十七条  车辆暂扣凭证是交通行政执法人员在实施道路运输监督检查中，经过调查发现车辆从事道路运输经营活动，但没有车辆营运证且无法提供其他有效证件，而对车辆进行暂扣的凭证。

“被暂扣车辆情况”栏应填写清楚车辆本身的信息、车辆所有人的信息以及车辆驾驶人的信息。

“暂扣时间地点”栏应写明车辆被扣留的起始时间和车辆被扣留存放的具体地点。

第二十八条  责令车辆停驶通知书是指由于车辆对公路造成较大损害，交通管理部门责令当事人停驶车辆，停放于指定场所的文书。

“责令停驶时间及地点”栏应写清车辆被责令停驶的准确时间和具体地点。

第二十九条  解除行政强制措施通知书是指经交通管理部门调查核实，依法对暂扣物品解除强制措施并告知当事人的文书。

交通管理部门在做出解除行政强制措施决定时，应当视情况制作解除行政强制措施的物品清单。

第三十条  责令改正通知书是指交通管理部门依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。

责令改正通知书应当写明具体的法律依据和责令改正违法行为的时限。

第三十一条  回避申请书是指当事人认为交通行政执法人员与案件有直接利害关系，向交通管理部门提出请求交通行政执法人员退出对该案件的调查和处理的文书。

“请求事项及理由”栏应写明向交通管理部门提出的具体要求、理由和法律依据。

第三十二条  同意回避申请决定书是交通管理部门作出的同意当事人提出的回避申请的文书。

驳回回避申请决定书是交通管理部门作出的驳回当事人提出的回避申请的文书。

第三十三条  违法行为调查报告是指案件调查结束后，交通行政执法人员就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请交通管理部门负责人审批的文书。

　　“调查结论和处理意见”栏应当由执法人员根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。

“法制工作机构意见”栏，应当写明具体审核意见，由法制工作机构负责人签名。

“审批意见”栏，由交通管理部门负责人写明意见并签字。

第三十四条  违法行为通知书是指交通管理部门在作出行政处罚决定前，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。

违法行为通知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和交通管理部门地址等。

对违法事实的描述应当完整、明确、客观，不得使用结论性语言。

第三十五条  陈述申辩书是指是在向当事人送达行政处罚事先告知书后，当事人对案件事实、处罚理由和依据、执法程序等进行陈述申辩时适用的文书。

当事人委托陈述申辩人的，应当出具当事人的委托书。

　　第三十六条  听证会通知书是指交通管理部门决定举行听证会并向当事人告知听证会事项的文书。

听证会通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式（公开或不公开）、主持人的姓名、工作单位及职务以及可以申请回避和委托代理人等事项。

第三十七条  听证公告是交通管理部门公开进行听证时，通知相关利害关系人报名参加听证会的文书。

“听证会须知”栏应当详细填写申请参加听证会的公民、法人或者其他组织应当满足的条件，清楚告知参加听证会的各项注意事项。

第三十八条  听证委托书是当事人或第三人不能亲自参加听证，委托相关人员参加听证，代理其行使听证权的文书。

听证委托书应当清楚界定委托权限。

　　第三十九条  听证笔录是指记录听证过程和内容的文书。

　　“听证主持人”、“听证员”、“书记员”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务。

　　“听证记录”应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见，当事人陈述、申辩的理由和以及是否提供新的证据，证人证言、质证过程等内容。

　　当事人或其委托代理人、主持人、书记员应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。

　　第四十条 听证报告书是指听证会结束后，听证主持人向交通管理部门负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书。

　　“听证基本情况摘要”栏应当填写听证会的时间、地点、案由、听证参加人的基本情况、听证认定的事实、证据。

　　“听证结论及处理意见”应当由听证人员根据听证情况，对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出倾向性处理意见。

听证主持人向交通管理部门负责人提交听证报告书时，应当附听证笔录。

第四十一条  重大案件集体讨论纪录是指用以纪录交通管理部门对案情复杂或有重大违法行为需要给予较重行政处罚的案件进行集体讨论相关情况的文书。

“出席人签名”栏应由全体出席人本人签名，体现集体负责制。

第四十二条  行政（当场）处罚决定书是指交通管理部门适用简易程序，现场作出处罚决定的文书。

　　“违法事实及证据”栏应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段、危害后果及能够证明违法事实的证据等情况。

　　处罚依据应当写明作出处罚所依据的法律、法规的全称，并具体到条、款、项、目；处罚内容应当具体、明确、清楚。

　　第四十三条  行政处罚决定书是指交通管理部门依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。

　　对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；列举证据应当注意证据的证明力，对证据的作用和证据之间的关系进行说明。

　　应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。

　　作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。

有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。

第四十四条  不予行政处罚决定书是指交通管理部门认为当事人的违法行为轻微，依法对当事人不予行政处罚时使用的文书。

第四十五条  分期（延期）缴款罚款申请书是指当事人向交通管理部门请求分期（延期）缴款罚款使用的文书。

分期（延期）缴款罚款申请书中应当填写案件承办人的意见和交通管理部门负责人的审批意见。

第四十六条  同意分期（延期）缴纳罚款通知书是指交通管理部门同意并告知当事人提出的分期（延期）缴纳罚款申请使用的文书。

不予分期（延期）缴纳罚款通知书指交通管理部门不同意并告知当事人提出的分期（延期）缴纳罚款申请使用的文书。

不予分期（延期）缴纳罚款通知书应当写清不同意分期（延期）缴纳罚款的具体原因。

第四十七条  行政强制执行申请书是交通管理部门向人民法院请求强制执行行政处罚决定所使用的文书。

行政强制执行申请书应当附有行政处罚案件的相关案卷材料。

　　第四十八条  文书送达回证是指交通管理部门将执法文书送达当事人的回执证明文书。

　　“送达单位”指交通管理部门；“送达人”指交通管理部门的执法人员或交通管理部门委托的有关人员；“受送达人”指案件当事人。

　　第四十九条 处罚结案报告是指案件终结后，交通行政执法人员报请交通管理部门负责人批准结案的文书。

　　处罚结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。

第四章  文书归档及管理

　　第五十条  一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。

第五十一条  卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。

　　第五十二条  案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。

　　封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成。

　　卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。

　　备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。

　　第五十三条  案件文书材料按照下列顺序整理归档：

　　（一）案卷封面；

　　（二）卷内目录；

　　（三）行政处罚决定书；

　　（四）立案审批表；

　　（五）现场笔录、询问笔录、勘验（检查）笔录、抽样取证凭证、证据先行登记保存清单、证据先行登记保存处理决定书、鉴定意见等；

　　（六）违法行为调查报告、违法行为通知书等；

（七）听证会通知书、听证公告、听证笔录、听证报告书等听证文书；

　　（八）执行的票据等材料；

　　（九）罚没物品处理记录等；

　　（十）送达回证等其他有关材料；

　　（十一）行政处罚结案报告；

　　（十二）备考表。

　　第五十四条  不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。

　　第五十五条  当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。

　　第五十六条  卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。

　　第五十七条  案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。

　　第五十八条  案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。

　　第五十九条  办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。

　　第六十条  案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。